Le/la titulaire promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats, en interprétant et en appliquant les règles, procédures et directives de l'UNFPA. Il/elle assure la liaison quotidienne entre le/la Représentant(e) et les équipes du Bureau pays, ainsi qu'entre la/le Représentant(e) et les partenaires externes (Gouvernement, autres agences des Nations Unies, bailleurs de fonds, organisations partenaires).

Activités et responsabilités principales

Sous la supervision directe du/de la Représentant(e) et une coordination fonctionnelle avec le/la Représentant(e) Adjoint(e) pour les questions d'appui au programme, le/la titulaire remplit les responsabilités suivantes:

A. Appui au/à la Représentant(e) (composante principale (environ 60-70%))

• Gérer l'agenda quotidien et le calendrier du/de la Représentant(e) en veillant à accorder la priorité aux engagements clés et à organiser le temps de travail de manière cohérente.
• Coordonner l'organisation logistique, administrative et financière des missions, déplacements et réunions du/de la Représentant(e), en liaison avec l'équipe des Opérations du Bureau pays.
• Filtrer le courrier entrant (courrier, e-mail, appels téléphoniques, visiteurs) avec tact et discrétion, et préparer les drafts de réponses initiales pour validation.
• Préparer la documentation, les présentations, les notes d'information/briefings et les dossiers de mission pour le/la Représentant(e), y compris la compilation de notes d'information, sujet de discussion, de synthèses et de documents de référence pour toutes les réunions officielles et missions.
• Assurer un appui protocolaire pour l'accueil des visiteurs de haut niveau (gouvernement, autres agences des Nations Unies, bailleurs de fonds, partenaires), en veillant au respect des règles de protocole et à l'exactitude des titres et fonctions.
• Préparer les équipements pour les réunions présidées par le/la Représentant(e), planifier et coordonner sur les plateformes de réunion à distance (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams) et rédiger les comptes rendus si nécessaire.
• Maintenir à jour les listes de contacts diplomatiques, de bailleurs de fonds, de partenaires au développement et des Nations Unies utiles au Représentant, en garantissant la précision des titres et des fonctions.
• Établir et maintenir le protocole de classement/archivage du Bureau du/de la Représentant(e) en assurant une organisation, une nomenclature et un archivage appropriés des documents officiels.
• Appuyer l'engagement du/de la Représentant(e) dans les initiatives institutionnelles (groupes de travail inter-divisions, initiatives régionales, dialogues à l'échelle du système des Nations Unies).
• Assurer la traduction informelle du français vers l'anglais ou de l'anglais vers le français selon les besoins du/de la Représentant(e).
• Effectuer toute autre tâche administrative ou de secrétariat demandée par le/la Représentant(e).

B. Appui au programme (composante complémentaire (environ 25-30%))

• En coordination fonctionnelle avec le/la Représentant(e) Adjoint(e), fournir un appui administratif à la planification et à l'organisation logistique des événements transversaux du Programme (ateliers, réunions inter-clusters, missions internes).
• Contribuer à la collecte, la diffusion et l'archivage des produits de connaissance/savoir du Bureau pays pour une mémoire institutionnelle, en liaison avec les chefs de clusters et l'équipe de Communication.
• Appuyer la documentation et la diffusion des bonnes pratiques et des leçons apprises identifiées par les équipes de Programme.
• Contribuer à la gestion administrative des consultants en coordination avec les Opérations (collecte des TdRs et CV, liaison avec le Programme).
• Mettre à disposition le matériel nécessaire aux discussions publiques et événements impliquant le/la Représentant(e) ou les chefs de clusters (notes d'information, données factuelles, contexte programmatique).
• Fournir un appui logistique aux réunions avec les bailleurs de fonds organisées par le/la Représentant(e) Adjoint(e) ou les chefs de clusters (préparation des espaces/salles de réunion, coordination des participants, suivi des comptes rendus).

C. Coordination et appui transversal (environ 5-10%)

• Assurer l'interface administrative entre le Programme et les Opérations sur les questions transversales relevant des attributions du/de la Représentant(e).
• Assurer un intérim occasionnel sur certaines fonctions transversales du Programme en cas d'absence temporaire ou de